部品リストの作り方｜在庫管理は「どこに何があるか」の把握から

今回は在庫管理などで必須となる部品リスト作成のはじめかたについて

※会社によって状況は異なりますが、基本的な流れは多くの現場で応用できると思います。

部品リスト作成の手順

①部品がどこにあるか確認

部品の保管場所をすべて確認します。

保管場所の名称は統一してください。

同じ場所にあるのに名称が違っていたら、書いた本人しか分かりません。

また保存場所を把握しておかないと何がいくつあるか確認できません。

ここで大切なのは自分の目で確認することです。

他人から聞いてもあとで確認してみたら「似た違う部品だった」「なくなっていた」ということがあるからです。

このとき自分で確認した後はメモで「使用したらここに記入」などのメモを残しておくとあとでなくなっても対応しやすいです。

②部品は何があるか確認

保管場所毎に部品リストを作成します。

部品名称はもちろん統一します。部品コードがあると管理が楽ですが、ない場合はメーカーの正式名称など、誰が見てもわかる名称がよいでしょう。

また、リストは保管場所ごとに作成することをおすすめします。

例えば、同じ部品が場所Aと場所Bの両方にあれば、それぞれの保管場所を記録しておきます。

そうすることで、部品を探す手間を減らせます。

なお、部品ごとの合計数については、リストの作り方を工夫すれば、あとから集計することも可能です。

③部品がいくつあるか確認

②と併用してやると手間が省けます。

この数によって発注などが変わってくるので正確に数えましょう。

ただし、部品の種類や数量によっては、すべてを正確に数えるだけでもかなりの時間がかかります。

そのような場合は、まず概数を記録し、在庫が減ってきた段階で正確な数量を確認する方法もあります。

もちろん、正確な在庫数を把握できるのが理想です。しかし、最初から完璧を目指すと、リストの作成自体が進まなくなることもあります。

まずは現状を把握し、少しずつ精度を上げていくことも大切です。

やってはいけないこと

在庫の見逃しです。

こうした理由により在庫の見逃しがあった場合、データが信用できないものになり再確認ということになります。

ちなみに昔、私がリスト作成したときは上の見逃し例3つともあり、全部再確認しました。

不安だから自分で持っているというのは結構あり、気持ちは分かります。

しかし、個人で保管していると、使用数や購入のタイミングを正しく把握できなくなりがちです。 その結果、発注の判断を誤ったり、在庫金額などの管理データに影響が出たりする可能性もあります。

終わりに

製造業だと部品や工具など数百、数千種類あります。これらを在庫管理しようとするとかなり大変です。

なので「どこになにがあるか」だけをまとめていくと作成しやすいと思います。

数量がまだ分からなくても、部品の名称と保管場所が分かれば、部品リストの土台は作れます。

その後、部品の注文時や使用時などに数量を記録・修正していけば、少しずつ在庫管理の精度を上げていくことができます。

一気に完成させようとすると大変です。

まずはできるところから、少しずつ進めていきましょう。