今回はExcelでリストを作る際、重要なことの1つを説明します。

重要な意識

Excelでリストを作るときに重要なのは「書き方を統一し、一定のルールを決める」ことです。

理由は、検索、抽出、並べ替え、集計、別資料への転記、データベースへの取り込みなどに利用しやすいからです。

最初から一定のルールで作っておくと、情報の追加・変更がしやすくなり、必要な情報だけを取り出す作業も短時間で済みます。

反対に、表記や構造がばらばらのリストは、見た目には情報がそろっているように見えても、検索や集計の際に手作業での修正が必要になります。

たとえば、「このリストにあるAの情報だけをまとめたい」となったとき、加工しやすいリストであれば数分で終わる作業でも、加工しにくいリストでは数時間かかる場合があります。

Excelのリスト作成は、後から使う人の作業時間にも大きく影響します。

書き方を統一する

具体的には、次のようなルールを決めています。

  1. 英数字・記号の全角半角を統一する
  2. 日本語の表記を統一する
  3. スペースや区切り記号の使い方を統一する
  4. 名称の書き方を統一する
①英数字・記号の全角半角を統一する

「M6ボルト」と「Ｍ６ボルト」は見た目が似ていますが、Excelでは別の文字列として扱われます。

そのため、「M6ボルト」で検索しても、リスト内に「Ｍ６ボルト」と入力されている場合は検索に引っかからないことがあります。

英数字と記号は半角にするなど、あらかじめルールを決めておくと安心です。

② 日本語の表記を統一する

同じものを表していても、「シルバー」「銀色」「銀」と複数の書き方があると、検索や集計がしにくくなります。

色、部署名、ステータス、メーカー名など、よく使う項目は表記を決めておくことが重要です。

たとえば色を「シルバー」と決めた場合は、「銀色」や「銀」といった表記は混在させないようにします。

③ スペースや区切り記号の使い方を統一する

不要な先頭・末尾スペースは入れないようにします。

また、スペースや記号を使う場合は、「どこに入れるか」「半角・全角のどちらを使うか」を統一します。

たとえば部品名を「部品名［色］［仕様］」の形式にするなら、すべて同じ形式で入力します。

④ 名称の書き方を統一する

名称に部品名・色・仕様など複数の情報を含める場合は、並べる順番を統一します。

たとえば、「部品名［色］［仕様］」と決めたなら、「部品A［黒］［コーティング］」のように、すべて同じ順番で入力します。 ただし、色や仕様で抽出・集計する可能性がある場合は、「部品名」「色」「仕様」を別々の列に分けるほうが便利です。

まとめ

Excelでリストを作る際は、「書き方を統一する」ことが重要です。

リストにまとめた情報は、自分が思っている以上に多くの人に役立つ可能性があります。

ただし、作成したリストがそのまま使われるとは限りません。誰かが検索したり、集計したり、別の資料に加工したりすることを前提に作る必要があります。 自分だけでなく、将来の自分や他の人が使いやすい形を意識して、汎用性のあるリストを作っていきましょう。

余談

私も以前、職場で個人的に部品リストを作っていました。

あるとき他部署の方と話していた際に、画面に表示していたリストを見て、「それ頂戴！」と言われました。

その部署では、部品情報を一括で確認できる一覧がなく、会議資料を作るたびに複数の場所を調べていたそうです。

その後、そのリストは営業用の情報や新人研修にも活用されていると聞きました。

どのような部品があるのか、種類はいくつあるのかを一覧で確認できるリストは、作成者が想定していない場面でも役立つことがあります。

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